Datenschutzkonforme E-Mails an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft senden

Alessandro Vitale

07. November 2023

Wussten Sie, dass Sie mit HIN auch sichere E-Mails an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft senden können, zum Beispiel an Patientinnen und Patienten? Unser Erklärvideo unterstützt die Empfänger beim Öffnen der E-Mail.

Werden E-Mails zwischen zwei HIN E-Mailadressen ausgetauscht, werden sie automatisch datenschutzkonform versendet. Auch an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft – zum Beispiel Patientinnen, Patienten oder Behandlungspartner – können Sie E-Mails verschlüsselt versenden. In diesem Fall müssen Sie die E-Mail jedoch manuell als «vertraulich» kennzeichnen.

Sichere E-Mails an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft versenden

So funktioniert der Versand sicherer E-Mails an Empfänger ohne HIN Mitgliedschaft:

1. Verfassen Sie die E-Mail wie gewohnt in Ihrem E-Mail-Programm. Sie können sie auch an mehrere Empfänger adressieren (einschliesslich Cc und Bcc).

2. Kennzeichnen Sie die E-Mail als «vertraulich», indem Sie in der Betreffzeile nach dem regulären Betreff den Zusatz «(Vertraulich)» schreiben.

3. Versenden Sie die E-Mail. Sie wird verschlüsselt an den Empfänger übermittelt.

So öffnet der Empfänger die E-Mail

Für den Empfänger ist das Lesen der E-Mail etwas aufwändiger als bei einer unverschlüsselten E-Mail. Dies ist jedoch notwendig, um die höhere Sicherheit beim Versand zu ermöglichen. So funktioniert das Lesen der Nachricht: Der Empfänger bekommt per E-Mail die Information, dass er eine verschlüsselte E-Mail via HIN Mail erhalten hat. Um die Nachricht zu lesen, muss er deren Anhang herunterladen und sich einmalig mit seiner Mobiltelefonnummer registrieren. Danach bekommt er einen Code per SMS, den er eingeben kann, um die E-Mail zu öffnen. Eine Anleitung hierfür erhält der Empfänger mit der initialen E-Mail.Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie zudem auf der HIN Supportseite

Unser Video erklärt das Vorgehen für Empfänger übersichtlich und schnell:

Machen Sie es dem Empfänger leicht

Möchten Sie Laborergebnisse, einen Bericht oder andere Gesundheitsdaten an eine Patientin oder einen Patienten schicken? Am besten weisen Sie den Empfänger schon im Vorfeld darauf hin, dass Sie die E-Mail aufgrund des sensiblen Inhalts auf datenschutzkonforme Weise versenden werden. Somit kommt es nicht zu Unsicherheiten, wenn dieser noch nie eine HIN Mail erhalten hat. Denn viele Patientinnen und Patienten sind sich der Sensibilität von Gesundheitsdaten gar nicht bewusst. Optimalerweise senden Sie dem Empfänger den Link zu unserem Video im Vorfeld, damit das Öffnen garantiert problemlos gelingt. Übrigens finden Ihre Patientinnen und Patienten das Video auch, wenn sie auf YouTube den Suchbegriff «HIN Mail Global» eingeben.

Für noch mehr Sicherheit: Initialpasswort generieren

Möchten Sie Ihre E-Mail auf noch sichere Weise versenden? Falls gewünscht können Sie im Vorfeld selberselbst ein Passwort definieren, das zum Öffnen der solcher Global HIN Mail’s benötigt wird. Dieses Passwort tkönnen Sie dem Empfänger via eines anderen Kommunikationskanals (vor Ort, Telefon, …) mitteilen.

Zur Anleitung

Autor: Alessandro Vitale - Leiter Support

Als Experte im Bereich Technik und Support liefere ich Ihnen Tipps und Tricks im Umgang mit unseren Services, Produkten und dem allgemeinen Umgang im Netz. Lassen Sie mich Ihnen die einfachen Seiten der digitalen Welt eröffnen und wie viel Spass es machen kann, Herausforderungen zu lösen.

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Expertise
Als Leiter des HIN Supports stehen in meine Arbeitsalltag unsere Kundinnen und Kunden an erster Stelle. Ich liebe meinen Job und werde nie müde, Sie gemeinsam mit meinem Team bei technischen Fragen oder Schwierigkeiten zu unterstützen. Für mich ist jede Kundenanfrage genauso einzigartig wie der Kunde selbst – und genau das macht meine Aufgabe so spannend. Begonnen habe ich ursprünglich in der Systemtechnik und im technischen Support, dort habe ich auch meine Ausbildung als Informatikpraktiker absolviert. Bei HIN bin ich nun seit über sechs Jahren tätig.

Redaktionelle Inhalte
Als Experte im Bereich Technik und Support liefere ich Ihnen Tipps und Tricks im Umgang mit unseren Services, Produkten und dem allgemeinen Umgang im Netz. Lassen Sie mich Ihnen die einfachen Seiten der digitalen Welt eröffnen und wie viel Spass es machen kann, Herausforderungen zu lösen.

Ganz persönlich
Privat schlägt mein Herz für das italienische «Dolce Vita», Reisen an die Adria gehören für mich einfach dazu. Wenn das gerade nicht möglich ist, zaubere ich mir das italienische Lebensgefühl mit selbstgemachten Pasta-Gerichten in meine Küche. Daneben interessiere ich mich für technische Innovationen und lese viel in Fachblogs.